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Hier eine nützliche Information für die Administratoren des Tauschrings rund um das Thema Kontoanmerkungen.

Wozu brauche ich Kontoanmerkungen?

Kontoanmerkungen sind sehr nützlich, wenn bestimmte Mitglieder angeschrieben oder kontaktiert werden sollen. Muss beispielsweise noch eine Mitteilung an alle diejenigen raus, die sich an der Organisation des Tauschringfestes beteiligen, können diese Personen mühelos gefunden werden. Vorraussetzung ist selbstverständlich, dass für jede Aktion ein entsprechend einheitlicher Bergriff in den Kontoanmerkungen benutzt wurde, also zum Beispiel "Festkomitee".

Nur so ist eine komplette und vollständige Suche gewährleistet.

Wie erstelle ich eine Kontoanmerkung?

Sehr hilfreich ist die Funktion "Konto-Anmerkungen" für die Verwalter des Tauschrings. Dieser Punkt befindet sich in der Kategorie Administration der Tauschgemeinschaft. Hier können für jeden Tauschringler individuell Anmerkungen gemacht werden. Der Kontoname des betroffenen Teilnehmers wird in die dafür vorgesehene Zeile eingetragen und die Anfrage abgesendet. Nun öffnet sich eine Maske, in die man beliebig Kontoanmerkungen eintragen kann. So zum Beispiel für Mustermann, Max 1 "Festkomitee"

Wie kann ich Kontoanmerkungen finden?

In der Kategorie Suchen kann die Funktion Kontoanmerkungen gewählt werden. Hier können nun auf einen Blick sämtliche Mitglieder aufgrund eines gemeinsamen Suchwortes in den Kontoanmerkungen herausgefiltert werden. Also Suche öffnen, Stichwort eingeben und abschicken.

Nun werden alle Teilnehmer die in ihren Kontoanmerkungen ein identisches Stichwort haben aufgelistet womit die Kontaktdaten aller Beteiligten auf einen Blick zugänglich werden. Diese Daten können dann in einer Exceltabelle gespeichert werden.

Hilfreich ist dies für sämtliche Mailingaktionen, Telefonanrufe oder Postsendungen. Für die Postsendungen kann die vom Programm automatisch erstellte Exceltabelle durch direkten Übertrag auch dazu benutzt werden, Adressaufkleber zu erstellen. Dafür braucht es aber eine Vorlage als Worddokument, die sich ein jeder selbst erstellen muss.

Für die Suche ist es noch wichtig zu wissen, dass ein Suchwort mindestens 3 Buchstaben enthalten muss. Will man MZ Versand finden, um alle Abonnenten der Marktzeitschrift zu ermitteln, dann müssen diese zusammengesetzten Wörter durch Gänsefüßchen verbunden werden: "MZ Versand".

Auch das Schreiben eines Rundbriefes an alle Mitglieder ist denkbar einfach. Mittels Datenexport in der Kategorie Administration der Tauschgemeinschaft kann in der Suchmaske Zu exportierende Daten auswählen die gewünscht Information abgefragt werden.